26.09.2021

Как своими руками сделать папку для документов: мастер-класс с фото и видео. из Правил нотариального делопроизводства

Содержание

как сделать своими руками, пошаговая инструкция, скрапбукинг мастер класс

Папки для документов – это всегда актуально, а когда в семье появляется ребенок, то и его документы необходимо куда-то пристроить. Конечно же, родители сразу же хотят создать надежную личную папку для детских документов, которая будет принадлежать ему и только ему. Мастер-класс очень интересный и будет включать в себя подробные объяснения с фотографиями. Создать функциональную и при этом аккуратную и практичную папку для документов не так уж и трудно, поэтому пора приступать к самому процессу создания.

Как сделать папку для детских документов

Как уже говорилось ранее, сделать папку для важных детских документов не трудно, а своими руками еще и приятно. Наиболее интересным вариантом создания папки для документов станет техника скрапбукинга. Скрап-объекты – это несложно, достаточно лишь немного потренироваться и приноровиться к созданию поделок и вещей в этой технике. Среди приемов, которые стоит отработать необходимо обратить внимание на аккуратные уголки, натяжку ткани на основу, а также ровную машинную строчку для соединения ряда деталей. Такую папку вполне реально создать за 3-4 часа.

Скрапбукинг – изделие оформлено другими материалами для придания красоты

Необходимые инструменты и материалы

Важно отметить и факт того, что для создания такой папочки потребуется минимальный набор материалов и инструментов.

Для создания папки необходимы:

  1. Коврик для резки;
  2. Железная линейка;
  3. Канцелярский нож;
  4. Ножницы, предназначенные для резки тканей;
  5. Палочка для биговки;
  6. Канцелярские скрепки;
  7. Машинка для шитья, или же материалы для ручного шитья;
  8. Также потребуется клей для крепкой и практичной склейки;
  9. Также можно запастись клеем-карандашом;
  10. В процессе создания может пригодиться двухсторонний скотч;
  11. Пара листов для скрапбукинга, необходимого цвета;
  12. Два листа картона 26*19 см;
  13. Файл для документов, соответственно, чем плотнее, тем надежнее. Такие файлы стоят недорого, и их цена зависит как раз таки от плотности;
  14. Полоска картона 26*5 см;
  15. Ткань, подходящая для обложки примерно 50*30;
  16. Синтепон в небольших количествах для того, чтобы обложка для папки была мягкой;
  17. Несколько магнитов для застежки;
  18. Украшения для обложки, которые родители считают необходимым применить в процессе создания папки.

Если же папка создается в качестве подарка, то можно добавить большее количество элементов декора в виде объемных деталей.

Техника изготовления

1. Первым делом устанавливаем магниты таким образом, чтобы они не выпирали из картона, сделать это можно с помощью ручки и канцелярского ножа. Необходимо проследить, чтобы магниты сопоставлялись с полюсами юга и севера и прекрасно притягивались.

2. Далее создаем корешок из картона. На этапе заготовки необходимо создать линии сгиба. Корешок приклеиваем к основам и таким образом получаем заготовку в виде книги.

3. Следующим шагом на обложку крепится синтепон. Синтепон необходимо приклеивать с помощью клея-карандаша.

4. После крепежа синтепона необходимо подготовленную основу обтянуть тканью. Перед этапом соединения деталей необходимо прогладить ткань и тщательно ее подготовить.

Внутренний сгиб также необходимо проклеить.

5. Края обтяжки можно прошить.

6. Далее обложку можно задекорировать. Если быть точнее, то необходимо подготовить весь декор для дальнейшего крепежа, или е как минимум создать его. Реализовывать декор можно с помощью штампов, прозрачных чернил, пудры и прочих дополнительных элементов. Элементы декора необходимо крепить с помощью прочного клея, или же с помощью клея-пистолета. Клей-пистолет также надежно будет крепить все элементы с основой. Конечно же, в качестве основного элемента декора станет табличка с подписью того или иного документа, например, свидетельство о рождении, так как оно является основным документом новорожденного.

7. Следующим шагом необходимо подготовить форзацы.

8. Подготавливаем файлы. Для этого необходимо разрезать файл и подвести его к подходящим размерам. Также на файле необходимо сделать небольшой кармашек для более удобного использования папки в последующем процессе эксплуатации.

 

9. Файл пришивается к форзацам для более надежного скрепления.

10. На левом форзаце можно сделать несколько дополнительных кармашков.

11. Форзацы приклеиваем тонкой полосой по краю основы. Несколько капель клея необходимо добавить и на середину основы. Кончено же, каждый форзац необходимо приклеивать по отдельности.

12. После склейки кладем готовое изделие под пресс, например, книгу.

Стоит обратить внимание на то, что все края папки также должны находиться под прессом.

13. Те же самые действия проделываем со вторым форзацем.

14. Проверяем все места склейки деталей и любуемся готовым изделием. Конечно же, важно обратить внимание и на функциональность готового изделия.

15. Теперь можно прикрепить все объемные элементы декора. Это будет завершающий этап всего процесса создания папки для документов.

Как можно применять папку для детских документов

Созданную папку, конечно же, необходимо использовать по своему прямому назначению.

Если на этапе создания не подписывать папку элементом «Свидетельство о рождении», то папочку можно использовать в качестве небольшого фотоальбома для хранения памятных моментов, или же в качестве небольшого органайзера. Соответственно еще на этапе создания можно продумать такой вариант эксплуатации.

Фото-примеры

Школа скрапбукинга: Папка для документов

1.       Для работы нам понадобятся товары, представленные порталом GELA.ru (список ниже) и дополнительный инструментарий:


2.       Отрезаем 2 куска синтепона 20 х 27 см, наклеиваем его на пивной картон с помощью клея-карандаша. Таким образом получаются две внешние стороны будущей папочки:  


   
4.       Срезаем у нее под углом 45 градусов уголки:
 


   
5.       Приклеиваем готовую полоску бумаги к внутренней стороне листов пивного картона:
 


   
6.       Проглаживаем чтобы полоска хорошо приклеилась, далее сгибаем папку пополам:
 


   
7.       Берем отрез ткани и хорошо отпариваем его с изнаночной стороны. Я рекомендую использовать для этого хлопок.
 


   
8.       Прикладываем к ткани основу-заготовку будущей папки:  ткань лицом вниз, сверху картон синтепоном вниз.

 


   
9.       Сначала приклеиваем стороны, немного натягивая ткань на картон. Уголки на этом этапе не трогаем:  

   
10.   Таким образом следующие действия мастера сводятся к оформлению ровных уголков.

11, 12. Делаем надрез под 45 градусовс одной стороны уголка, не доходя 3-4 мм до края:


13. Отрезаем вторую часть уголка под углом 90 градусов как показано на фото 13:

14. Вот так выглядит готовый ровный уголок с изнаночной стороны:
 

15. Наносим каплю клея на картон, с помощью шила загибаем серединку уголка ткани внутрь:

16. Делаем аналогичные действия с оставшимися тремя уголками:

17. Сгибаем папку пополам и выравниваем ее по краям:

18. Вырезаем полоску ткани 3/30 см:

19. Загибаем края этой полоски с двух сторон так, чтобы ее длина в итоге получилась 26,7 см:

20. Ровно приклеиваем с помощью клея карандаша нашу  подготовленную полоску ткани на сгиб внутренней стороны папки. Несколько раз открываем и закрываем папку, чтобы сформировать сгибы:

21. А теперь самое приятное – оформление папки! Тут вы сможете проявить всю свою фантазию и творческие идеи. Для этого прикладываем плоский и объемный декор, а также ленты – завязки для папки. На этом этапе ничего не нужно приклеивать – у Вас должна быть возможность подвигать и при необходимости что – то изменить в композиции:

22-24. Если Вас все устраивает в оформлении, то начинаем прошивать ленты и плоский декор (нижние слои) на швейной машинке:



25. Обязательно вытягиваем все ниточки с внешней стороны – удобнее всего это делать портновским шилом. Завязываем узелки.

26. Далее приклеиваем объемные элементы:

27. Приступаем к оформлению внутренней части папки: слева будет место для фотографии, а справа – карман для документа.Вырезаем изскрап бумаги два прямоугольника размером 19,5/26,5.

28. Для оформления левой части обложки, а именно места для фотографии, вырезаем прямоугольник размером 10/16 см и оформляем все четыре его уголка с помощью дырокола угла с функциональной прорезью – молодожены смогут вставить понравившееся их фото со дня свадьбы:

29. Для оформления кармана для Свидетельства о регистрации брака вырезаем прямоугольник 19,3/10 см:

30-33. Приклеиваем подложку для фотографии, добавляем золотистую ленту поперек по центру слева и карман – справа. Прошиваем для дополнительной прочности на швейной машинке. Внутреннее оформление папки готово!




34-35. Приклеиваем готовые внутренние развороты папки.


36. С помощью свечи обрабатываем края лент-завязок:

37. Завершаем оформление папки мелким полужемчугом:

38. Наша Папка для Свидетельства о регистрации брака готова! Приятного Вам творчества!




 

Папка для детских документов | Мастер-класс своими руками

У каждого ребеночка с рождения собираются определенные документы, которые нужно держать в сохранности, так вот каждая мама может изготовить очень интересную и нужную папку для документов своего малыша самостоятельно. А хорошо поможет в этом данный мастер класс.

Для пошива папочка нам понадобится взять:
• Два переплетных картона размером А4;
• Листовой синтепон;
• Хлопок плотный мятный в разноцветный горох и бантик белый на голубом фоне;
• Кружево хлопковое мятное шириной 4 см;
• Шляпная резинка;
• Люверсы и установщик люверсов;
• Скрапбумага из детской коллекции мятно-голубого цвета, листы 30*30 см, всего 2-3 листа;
• Кружевная салфетка голубого цвета;
• Мятный круг из вырубки среднего размера;
• Брадсы голубые и мятные разных цветов;
• Карточка именная для мальчика с именем и отчеством;
• Карточки из скрапбумаги с картинками или же картинки из интернета;

• Деревянная пуговка мишка на лошадке;
• Металлическая подвеска штурвал цвета под серебро;
• Подушка чернильная для тонирования;
• Ножницы, клей-карандаш, линейка, резинка, простой карандаш;
• Термопистолет и швейная машинка;
• Бордюрный дырокол;
• Клей “Эффект скотча”.



Cначала мы сделаем одну единую основу из переплетного картона, для этого берем два альбомных листа переплетного картона и отрез скрапбумаги цвета под мяту размером 6,5*29 см.


Делим скрапбумагу по той стороне, что меньше на три части 3*0,5*3 см и проводим вдоль две линии изгиба и вклеиваем клеевым карандашом эту заготовку между переплетными частями, таким образом соединяем их друг с другом.


Хорошо прижимаем, разглаживаем и проводим ножницами тоже линии как бы изгибов, таким образом у нас получается пространство в 0,5 см. Теперь на весь размер обложки вырезаем синтепон и приклеиваем его двухсторонним скотчем.


Теперь отрезаем ткань, горошком берем кусок побольше и два с бантиками поменьше.


Ткань нужно очень хорошо разгладить утюгом с паром, сшиваем ткань между собой. На местах соединения пришиваем мятное кружево. Теперь нам нужно примерить декор на внешнюю сторону обложки. Закрываем ее и заворачиваем края подворотов.


Отрезаем карточку полосатую, картинку с морским зайкой, вырубленную салфетку, круг и именную карточку. Карточку и картинку тонируем по краю подушечкой зеленого цвета.


Теперь пришиваем поочередно, сначала карточку, затем клеим салфетку и круг, на них картинку, тоже ее пришиваем на машинке и левее клеим именную надпись и пришиваем машинкой. Теперь сразу нам нужно обложку украсит, вставляем брадсы, подвеску и пуговку крепим брадсами.


Теперь лицевой частью вниз кладем ткань и прикладываем заготовку синтепоном вниз. Края намазываем клеевым карандашом.


Красиво заворачиваем уголки и приклеиваем ткань к основе. Затем край всей обложки по периметру пришиваем машинкой.


Теперь нам сзади нужно вставить резинку, чтобы она потом закрывала папочку. Берем установщик люверсов делаем два отверстия сверху и снизу на одинаковом расстоянии, вставляем резинку и натягиваем ее хорошо, затем вставляем люверс и закрепляем конструкции установщиком.


Вот так будет закрываться папочка. Теперь внутреннюю часть папки и кармашки. Берем скрапбумагу и из нее вырезаем прямоугольники и карманы.


Снаружи обложка у нас мятно-голубая, значит комбинируем м внутри листы. Отрезаем полоски с запасом, одну сторону дыроколим бордюрным дыроком.


Склеиваем части бумаги между собой, так чтобы общий размер обоих прямоугольников 21*29,2 см. Для карманов вырезаем два прямоугольника 13*21 см.


Кармашки сверху украшаем бумажным кружевцом, на один прямоугольник клеим вверху левее зайку, а на противоположную сторону внизу на карман клеим морскую карточку. Пришиваем машинкой картинки и кармашки к прямоугольникам.


Теперь остается лишь вклеить оба прямоугольника вовнутрь. Для этого берем клей «Эффект скотча» и кладем папочку под пресс в развернутом виде на пару часов. В центре приклеиваем между листами кружевную полоску.


Папка готова, можно вкладывать в нее свидетельство о рождении, полис и т.д. Вот теперь и у ребенка есть собственная папка для документов. Спасибо за внимание!

как сделать своими руками, пошаговая инструкция, скрапбукинг мастер класс

Папки для документов – это всегда актуально, а когда в семье появляется ребенок, то и его документы необходимо куда-то пристроить. Конечно же, родители сразу же хотят создать надежную личную папку для детских документов, которая будет принадлежать ему и только ему. Мастер-класс очень интересный и будет включать в себя подробные объяснения с фотографиями. Создать функциональную и при этом аккуратную и практичную папку для документов не так уж и трудно, поэтому пора приступать к самому процессу создания.

Способы изготовления

Сделать папку можно несколькими способами. 1. Изготовить обложку из ткани, обернув ею прочный картон. 2. Обернуть картон не тканью, а красивой скрапбумагой и оформить по классическим канонам скрапбукинга – с вырубными элементами, объемными деталями и эффектной отделкой лицевой и внутренней сторон. 3. Сделать папку из однотонного светлого материала и украсить в технике декупажа. С помощью любого из этих способов можно изготовить очень красивый подарок, однако всегда стоит исходить из назначения предмета. Если папка будет храниться в отдельной коробочке в шкафу, и ее не будут носить в сумке, можно выбирать любой вариант. Но если ее будут носить с собой, то лучше выбрать вариант из ткани с минимумом отделки. При этом надежнее всего все элементы декора пришить на обложку, а не просто приклеить. Кроме того, папка должна открывать быстро и легко, а сами документы помещаться в развернутом виде. Посмотрев далеко не один мастер-класс на эту тему и дополнив их своими идеями, мы выбрали наиболее оптимальный и надежный вариант изготовления. Вот что получилось в итоге: — обложку надо делать из ткани, — между картоном и тканью необходимо проложить слой тонкого синтепона, — внутри надо сделать три кармана для всех документов, — все детали отделки снаружи надо пристрочить на швейной машинке. Теперь подробно о том, как все это сделать своими руками. Степень сложности: средняя. Время: 4-5 часов.

Папка для документов своими руками (мастер класс)

Сегодня в продаже есть огромный выбор разнообразных папок. Есть папки-портфели на резинке или молнии, в которых удобно переносить деловую документацию. Есть папка-уголок, которая плотнее файла и в ней нужные документы никогда не помнутся. Популярностью сегодня пользуются папки-скоросшиватели, особенно часто их приобретают для офисов. Также в офис покупают папки с файлами, папки-регистраторы, боксы. Для нумизматов, филателистов придумали специальные папки-альбомы, в которых можно хранить свои коллекции. Оригинальные папки по индивидуальному заказу делают тут . Папки нужны не только в офисе. Они нужны для ресторанного бизнеса, незаменимы в бухгалтерии, магазинах.

Сделать красивую папку можно и своими руками. В такой стильной папке можно хранить свидетельства о браке, а также рождении детей, различные документы. Для создания простой папки необходимо два листа картона. Размер должен быть 28 на 43 сантиметра. Если листы большие, то обрежьте их. Далее согните первый лист пополам (делать это нужно вдоль листа). В сложенном виде длина и ширина листа должна быть 14 и 43 сантиметра. После этого второй лист помещается в первый. Нижний и верхний край подровняйте, они должны быть на одном уровне (фото 1).


Далее нужно оба листа согнуть поперек самой длинной стороны. Должен получиться изгиб в 28 сантиметров. Получится, что большой лист будет главным, а маленький образует вокруг него кармашки, как на фото 2.


Теперь нужно скрепить края кармашек с основным листом скобами. Центральный изгиб – это основа папки. Дно кармашков также лучше скрепить, чтобы нужные бумаги не потерялись. Также можно сделать из картона более плотную папку. Возьмите три листа картона. Размеры должны быть 21,5 на 28 сантиметров. Лучше брать картон самой большой плотности. Два листа картона необходимо друг к другу приложить. Если картон с рисунком или узорами, то их нужно класть снаружи, поскольку эти листы будут служить внешней стороной нашей папки. Потом оба листа склеиваются скотчем. Половина скотча должна лежать вдоль двадцати восьми сантиметровой стороны листа №1. После этого вторую половину скотча нужно заложить за край листа №2 (фото 3).


Старайтесь, чтобы под скотчем не образовывались складки и пузыри воздуха. Листы должны прилегать очень плотно, иначе папка не закроется симметрично. Изгиб изнутри также скрепляется скотчем. После того, как два листа скреплены, необходимо раскрыть папку и проклеить ее скотчем изнутри. Таким образом, будет закреплена основа папки и прикрыта липкая сторона скотча. Содержимое паки будет лежать в целостности, и не будет прилипать. Третий лист бумаги нужно обрезать так, чтобы он стал уже, а именно на пять миллиметров. Он необходим для кармашков. Разрежьте его пополам. Получится два листа бумаги размерами 14 на 21 сантиметр. После этого кармашки нужно приклеить внутрь папки, в нижний угол (фото 4).


Продлить жизнь такой папки можно, проклеив все внутренние листы папки скотчем. Таким образом, они не будут пачкаться и рваться. Сделать папки можно оригинальными. На внешнюю сторону наклеить наклейки, фотографии. А вот должны быть классическими. Украсить папку можно техниками декупажа и скрапбукинга. Для этого понадобятся красивые салфетки, различные открытки, красивая бумага. Стильно будет смотреться папка из джинсы. Для этого нужно только обшить ее джинсовой тканью, украсить лентами, кружевами. А можно просто взять акриловые краски и разрисовать папку рисунками. Особенно понравятся такие папки детворе. На заказ делают папки, в которых внешняя сторона покрыта замшей или кожей (фото 5).

Материалы для работы

Нам понадобятся:

— ткань для пэчворка или просто красивая хлопковая ткань с рисунком, — синтепон, — плотный картон, — красивый тонкий картон (плотностью 120-180 гр.) для внутренней стороны папки, — кусочек липучки, — репсовая лента.

Мастер-класс также потребует наличие следующих инструментов: — швейная машинка, — нитки и иголка, — ножницы и нож, — линейка, — простой карандаш, — клей момент «Столяр», — канцелярский двусторонний скотч.

Описание работы

Мастер-класс состоит из нескольких этапов: • крой всех необходимых материалов обложки, • обтягивание тканью, • декор лицевой стороны, • работа над внутренней частью.

1. Начинаем с подготовки основы из плотного картона. Вырезаем 2 листа 27 х 20 см. 2. Делаем заготовки из ткани: 43 х 30 см. и 4 х 27 см. – по 1 шт. 3. Готовим синтепон размером 27 х 41 см. 4. Из тонкого картона для внутренней стороны выкраиваем следующие детали:

• 2 шт. 19,5 х 26,5 см. (будущие форзацы), • 2 шт. 19,5 х 11 см. (карманы для свидетельства о рождении и медицинского полиса), • 1 шт. 10 х 7 см. (кармашек для СНИЛСа), • 1 шт. 4 х 27 см. (эта полоска будет корешком между двумя половинками обложки).

Последнюю полоску надо будет пробиговать обычной спицей или специальным инструментом для биговки, чтобы она сгибалась ровно по всей длине. Если вы работаете по скрапбумагой формата 30,5 х30,5 см., то можно раскроить ее так, что понадобится всего 2 листа. Для этого прикладываем схему кроя листа бумаги.

5. Приклеиваем на ПВА две детали из плотного картона к нашей пробигованной полоске, оставляем между двумя картонками расстояние в 8 мм.

6. На тот же момент столяр приклеиваем на лицевую сторону обложки деталь из синтепона. Если синтепон будет где-то выступать, то его надо будет подрезать точно по размерам картона.

7. Берем двусторонний скотч и приклеиваем его по всему периметру обложки внутри полосами шириной 2 см. Обтягиваем картон тканью, равномерно фиксируя ее на скотч внутри. Аккуратно подклеиваем углы с помощью ПВА. С внутренней стороны приклеиваем по корешку полоску ткани 4 х 27 см., чуток подогнув края сверху и снизу.

8. Следующий этап – работа над застежкой. Для этого отрезаем 15 см. репсовой ленты, сгибаем в два раза и сшиваем по периметру. Один край пристрачиваем к задней стороне обложки, на второй нашиваем кусочек липучки. Вторую половинку липучки надо пристрочить к лицевой стороне.

9. Пристрачиваем весь декор лицевой стороны, у нас для этого подобраны фрагменты скрапбумаги с надписями, кусочки кружева и пуговка в форме улитки. 10. Переходим к работе над внутренней отделкой папки. Приклеиваем оба форзаца на клей или скотч.

11. Фигурным дыроколом края выбиваем по верхнему краю двух кармашков орнамент. Теперь прикрепляем карманы на форзацы, точечно фиксируя их по углам на скотч так, чтобы не съезжали во время пришивания. 12. Теперь остается заключительный этап: надо прострочить всю обложку по периметру, форзацам и карманам на машинке. Наш мастер-класс завершен. Вот какая чудесная папочка получилась в итоге.

Материалы и инструменты для изготовления холдера для документов

  • плотный лен
  • хлопок для подкладки, карманов и клапана
  • магнитная кнопка
  • дублерин
  • стандартный набор швейных принадлежностей — нитки, ножницы, мелок, линейка, булавки
  • швейная машинка и утюг

Как сшить холдер для документов своими руками

На следующем фото представлены размеры деталей, которые нужно выкроить из льна, хлопка и дублерина.

  • детали размером 20 см на 25 см — по одной из льна, хлопка, дублерина
  • детали размером 12 см на 20 см — четыре из хлопка
  • деталь 10 см на 20 см — одна из хлопка
  • деталь 8 см на 20 см — одна из хлопка
  • деталь 12 см на 15 см — одна из хлопка
  • полукруглые детали длиной 20 см и высотой 7 см — две из хлопка и одна из дублерина

Для начала продублируем хлопковые детали из льна и одну из хлопковых частей клапана. Дублерин имеет клеевой слой, нужно приложить его к изнаночной стороне ткани и прогладить утюгом без пара.

Теперь возьмем детали номер 3, 4 и 5 и подогнем им края (одну из длинных сторон у деталей номер 3 и 4 и короткую сторону у детали номер 5) — сначала с помощью утюга.

А затем прострочим на машинке.

Теперь ровно прикладываем детали номер 3 и 4 к одному из прямоугольников под номером 2.

Отступаем по 7 см с каждого края и рисуем мелком две перпендикулярные линии.

Прострачиваем по этим линиям, мелок стираем.

Сверху, лицевой стороной вниз, кладем еще один из прямоугольников под номером 2.

И прострачиваем по длинному краю, со стороны, свободной от кармашков. Край обрабатываем «зиг-загом».

  • Выворачиваем кармашек на лицевую сторону, отпариваем и кладем декоративную строчку вдоль только что выполненного шва.
  • Теперь складываем деталь номер 5 с третьим прямоугольником под номером 2.
  • Сверху, лицом вниз, кладем последний, четвертый прямоугольник номер 2.
  • И прострачиваем по одной из длинных сторон, край обрабатываем «зиг-загом».
  • Выворачиваем на лицо и кладем декоративную строчку.
  • Теперь берем хлопковую деталь номер 1 и кладем на нее сверху только что выполненные карманы, уже можно представить, как будет выглядеть холдер.

Теперь займемся клапаном. Возьмем ту его часть, которую дублировали в начале работы и подготовим верхнюю половинку магнитной кнопки.

  • На изнаночной стороне намечаем серединку и ставим кнопку.
  • С лицевой стороны выглядит вот так.
  • Теперь сверху, лицом вниз, кладем свободную от дублерина хлопковую деталь клапана.
  • И прострачиваем по округлым сторонам.
  • Выворачиваем, отпариваем, прокладываем декоративную строчку.
  • Подходим к завершающему этапу работы — складываем, как показано на фото, льняную продублированную деталь номер 1, на которую нужно поставить нижнюю часть кнопки, с клапаном.
  • Сверху, лицом вниз, кладем подкладку с карманами.
  • Прострачиваем по периметру, оставив отверстие для выворачивания. Уголки подрезаем.

    Осталось только все вывернуть, аккуратно отпарить и зашить вручную потайным швом отверстие. Холдер готов!

  • В нем получилось целых девять отделений — 6 для пластиковых карт, 1 для паспорта и два больших, для дорожных карт, билетов и прочих нужностей!

Еще идеи

Вот несколько советов, которые также могут пригодиться вам при изготовлении такого подарка. 1. Карманы для свидетельства о рождении и полиса можно сделать не только горизонтальными, но и вертикальными. Тогда из бумаги придется выкроить не 2 детали 19,5 х 11 см., а две детали размером 27 х 11 см. На фото видно, как это будет выглядеть в готовой папке. 2. Углы папки можно укрепить с помощью металлические уголков, чтобы сделать папку еще более долговечной. 3. Очень важно правильно завернуть края ткани на углах обложки. В следующем видео показан краткий мастер-класс, как это делать правильно.

Огромное спасибо всем, кто нажмет кнопку «поделиться»!!!!

МАСТЕР КЛАСС ПО СОЗДАНИЮ ДЕТСКОЙ ПАПКИ ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ

Мастер-класс подготовила 

Анна Ануфриева SiniZza

Привет-привет!

Предлагаю Вам мастер-класс на актуальную для многих из нас детскую тему, а именно по созданию папки для детских документов. Правда ведь хочется, чтобы документы любимого крохи лежали в красивой папочке?! Начнем?

На фото Вы видите основные, самые необходимые материалы:

-картон 2 листа 22*30,5

-скрап-бумага 2 листа + на оформление

-прозрачные файлы (целесообразно выбрать файлы плотнее обычных, такие не будут сильно мяться и прослужат дольше)

-ткань

-украшения для обложки

Необходимо сразу решить, как и на что будет закрываться папка. Думаю, что на резинке — практичнее. Значит добавляем к списку материалов резинку и люверсы.

Склеиваем между собой картон. Я сначала склеиваю полоской бумаги (расстояние между листами картона приблизительно 8 мм), потом, с другой стороны, для пущей прочности, проклеиваю тканью.

 Теперь начинаю подготовку форзацев. Для этого из скрапбумаги я вырезала прямоугольники размерами 21,3*29,9 см

 Вырезаю из файла прямоугольники 15*9 и 20,5*14,5 см фиксирую их на листе бумаги и прошиваю так, чтобы получились кармашки.

Ко второму форзацу я хочу прикрепить цельный файл, поэтому, чтобы клей потом не отклеился, сначала пришиваю вдоль корешка файла бумажную полоску. (Полоску нужно пришить так, чтобы при приклеивании форзаца полоска приклеивалась к картону)

 Так же для второго форзаца вырезаю прямоугольник 14,5*20,5 см. Пришиваю к листу скрап-бумаги кармашек и файл.

 Вытаскиваю «хвостики» ниток на изнаночную сторону, завязываю и заклеиваю.

Вот такие получаются листы для форзацев

Дальше принимаюсь за обложку:

Приклеиваю к картону флис, комбинирую и сшиваю между собой ткани.

Закрепляю ткань, загибаю уголки

Проклеиваю

Фиксирую

Теперь можно подумать над будущим декором обложки.

Прошиваю…

Вытягиваю «хвостики» на изнаночную сторону, прошиваю.

Далее я отмеряю, где должна быть закреплена резинка, вставляю люверсы, продеваю резинку и фиксирую. Допускаю, что есть куда более изящный способ фиксации, но мне кажется, что пришить резинку к отрезку ткани и приклеить ткань к основе достаточно надежно.

Для пущей надежности сверху на резинку приклеиваю кружок из бумаги

Теперь проклеиваю место сгиба полоской скрап-бумаги, по высоте, равной листам форзаца.

И раз оформление, и украшательство папки закончено, приклеиваю форзацы. Кладу в развернутом виде под груз.

Теперь разворот выглядит так:

А вот обложка:

Вот так легко и просто сделать папку для документов, 

Вы, конечно, вполне можете сделать папку не только для детских ,но и для своих  документов. Изменяя количество файлов и карманов, вы сможете подстроить такой вариант папки, под себя. 

В любом случае все зависит только от Вашей фантазии! А материалы для воплощения идей и задумок Вы всегда можете приобрести в 

Вдохновения, Вам!

Обложка для свидетельства о рождении из ткани: создаем своими руками

Прекрасным подарком для новоиспеченных родителей может стать обложка для первых документов, сшитая из картона и ткани своими руками. Такой теплый, душевный подарок наверняка придется по душе. Во-первых, это настоящая авторская работа, которая всегда будет привлекать к себе внимание. Во-вторых, такой подарок будет напоминать о себе и согревать своим теплом даже в очереди в поликлинику. Обложка предназначена для хранения свидетельства о рождении малыша, страхового свидетельства и медицинского полиса. Как сделать такую красивую папку своими руками, расскажет наш мастер-класс.

Способы изготовления

Сделать папку можно несколькими способами.
1. Изготовить обложку из ткани, обернув ею прочный картон.
2. Обернуть картон не тканью, а красивой скрапбумагой и оформить по классическим канонам скрапбукинга – с вырубными элементами, объемными деталями и эффектной отделкой лицевой и внутренней сторон.
3. Сделать папку из однотонного светлого материала и украсить в технике декупажа.
С помощью любого из этих способов можно изготовить очень красивый подарок, однако всегда стоит исходить из назначения предмета.
Если папка будет храниться в отдельной коробочке в шкафу, и ее не будут носить в сумке, можно выбирать любой вариант. Но если ее будут носить с собой, то лучше выбрать вариант из ткани с минимумом отделки. При этом надежнее всего все элементы декора пришить на обложку, а не просто приклеить.
Кроме того, папка должна открывать быстро и легко, а сами документы помещаться в развернутом виде.
Посмотрев далеко не один мастер-класс на эту тему и дополнив их своими идеями, мы выбрали наиболее оптимальный и надежный вариант изготовления. Вот что получилось в итоге:
— обложку надо делать из ткани,
— между картоном и тканью необходимо проложить слой тонкого синтепона,
— внутри надо сделать три кармана для всех документов,
— все детали отделки снаружи надо пристрочить на швейной машинке.
Теперь подробно о том, как все это сделать своими руками.
Степень сложности: средняя.
Время: 4-5 часов.

Материалы для работы

Нам понадобятся:

— ткань для пэчворка или просто красивая хлопковая ткань с рисунком,
— синтепон,
— плотный картон,
— красивый тонкий картон (плотностью 120-180 гр.) для внутренней стороны папки,
— кусочек липучки,
— репсовая лента.

Мастер-класс также потребует наличие следующих инструментов:
— швейная машинка,
— нитки и иголка,
— ножницы и нож,
— линейка,
— простой карандаш,
— клей момент «Столяр»,
— канцелярский двусторонний скотч.

Описание работы

Мастер-класс состоит из нескольких этапов:
• крой всех необходимых материалов обложки,
• обтягивание тканью,
• декор лицевой стороны,
• работа над внутренней частью.

1. Начинаем с подготовки основы из плотного картона. Вырезаем 2 листа 27 х 20 см.
2. Делаем заготовки из ткани: 43 х 30 см. и 4 х 27 см. – по 1 шт.
3. Готовим синтепон размером 27 х 41 см.
4. Из тонкого картона для внутренней стороны выкраиваем следующие детали:

• 2 шт. 19,5 х 26,5 см. (будущие форзацы),
• 2 шт. 19,5 х 11 см. (карманы для свидетельства о рождении и медицинского полиса),
• 1 шт. 10 х 7 см. (кармашек для СНИЛСа),
• 1 шт. 4 х 27 см. (эта полоска будет корешком между двумя половинками обложки).

Последнюю полоску надо будет пробиговать обычной спицей или специальным инструментом для биговки, чтобы она сгибалась ровно по всей длине.
Если вы работаете по скрапбумагой формата 30,5 х30,5 см., то можно раскроить ее так, что понадобится всего 2 листа. Для этого прикладываем схему кроя листа бумаги.

5. Приклеиваем на ПВА две детали из плотного картона к нашей пробигованной полоске, оставляем между двумя картонками расстояние в 8 мм.

6. На тот же момент столяр приклеиваем на лицевую сторону обложки деталь из синтепона. Если синтепон будет где-то выступать, то его надо будет подрезать точно по размерам картона.

7. Берем двусторонний скотч и приклеиваем его по всему периметру обложки внутри полосами шириной 2 см. Обтягиваем картон тканью, равномерно фиксируя ее на скотч внутри. Аккуратно подклеиваем углы с помощью ПВА. С внутренней стороны приклеиваем по корешку полоску ткани 4 х 27 см., чуток подогнув края сверху и снизу.

8. Следующий этап – работа над застежкой. Для этого отрезаем 15 см. репсовой ленты, сгибаем в два раза и сшиваем по периметру. Один край пристрачиваем к задней стороне обложки, на второй нашиваем кусочек липучки. Вторую половинку липучки надо пристрочить к лицевой стороне.

9. Пристрачиваем весь декор лицевой стороны, у нас для этого подобраны фрагменты скрапбумаги с надписями, кусочки кружева и пуговка в форме улитки.
10. Переходим к работе над внутренней отделкой папки. Приклеиваем оба форзаца на клей или скотч.

11. Фигурным дыроколом края выбиваем по верхнему краю двух кармашков орнамент. Теперь прикрепляем карманы на форзацы, точечно фиксируя их по углам на скотч так, чтобы не съезжали во время пришивания.
12. Теперь остается заключительный этап: надо прострочить всю обложку по периметру, форзацам и карманам на машинке.
Наш мастер-класс завершен. Вот какая чудесная папочка получилась в итоге.

Еще идеи

Вот несколько советов, которые также могут пригодиться вам при изготовлении такого подарка.
1. Карманы для свидетельства о рождении и полиса можно сделать не только горизонтальными, но и вертикальными. Тогда из бумаги придется выкроить не 2 детали 19,5 х 11 см., а две детали размером 27 х 11 см. На фото видно, как это будет выглядеть в готовой папке.
2. Углы папки можно укрепить с помощью металлические уголков, чтобы сделать папку еще более долговечной.
3. Очень важно правильно завернуть края ткани на углах обложки. В следующем видео показан краткий мастер-класс, как это делать правильно.

Огромное спасибо всем, кто нажмет кнопку «поделиться»!!!!

Если Вам понравилась статья, поделитесь ей со своими друзьями:

11 дельных идей для хранения документов

1 Папки-органайзеры

Если у вас не так много различных бумаг и документов, собрать их воедино помогут специальные папки-органайзеры. Можно приобрести готовые или заказать у рукодельниц нужный вариант. А можно смастерить и самостоятельно, «собрав» в отделе канцтоваров подходящую папку из основы и нужных файлов-вкладышей.

2 Газетницы

Если количество ваших важных бумаг, счетов и квитанций постоянно пополняется, и актуальные нужно держать на виду, подойдут газетницы (бывают напольные, настенные, настольные). Для большего удобства можно снабдить их отделения стикерами-метками.

3 Органайзеры для журналов

Подставки-органайзеры для журналов — пожалуй, один из самых простых, незатратных и эстетичных способов организовать дома хранение важных бумаг и документов. Кстати, ими можно дополнить и закрытые шкафы, и открытые полки. Бонус: широкий выбор цветов и размеров и возможность аккуратно прикрепить метки-ярлычки.

4 Коробки + закладки-ярлычки

Коробка с папками и файлами, дополненная для удобства закладками, разделителями и ярлычками, — еще один практически универсальный способ хранить нужные документы. Такая коробочка может занять место в шкафу или послужить вставкой в открытый стеллаж. Увы, если бумаг у вас действительно много, такой способ вряд ли подойдет.

5 Папки для бумаг + стикеры

Обычные папки для бумаг тоже справятся с задачей организовать удобное хранение документов, если их относительно немного. Особенно если выбрать полупрозрачные варианты или снабдить их стикерами для удобства.

6 Винтажные бюро

Количество документов у вас — внушительное? Присмотритесь к ретро-бюро для бумаг. Они замечательно справляются со своей функцией и в рамках современного интерьера. Бонус: винтажная мебель и аксессуары сейчас в тренде.

7 Лотки для корреспонденции

Аксессуары, созданные для сортировки и хранения корреспонденции, отлично выполнят роль органайзеров для ваших документов. Будут эстетично смотреться на комоде в прихожей, на полке открытого стеллажа или на письменном столе.

8 Мини-комоды

Можно хранить нужные документы и в настольных мини-комодах. Способ подойдет для тех, кто отдает предпочтение закрытому хранению и максимально аккуратной организации пространства.

9 Тележки

Более вместительный аксессуар для хранения бумаг — тележка. Выручит тех, кто в элементах обстановки особенно ценит мобильность.

10 Стеллажи

Важных бумаг у вас довольно много, и ни папкой, ни коробкой — не обойтись? Возможно, стоит выделить для их хранения отдельный стеллаж или шкаф-секретер.

11 Пегборды

Перфорированная доска — модный тренд и многофункциональный элемент обстановки. Пригодится он и в организации хранения документов: стоит лишь дополнить соответствующими держателями и зажимами. Для любителей держать все на виду подойдет настенное расположение пегборда. А для тех, кто привык прятать важные бумаги подальше от посторонних глаз и шаловливых детских ручек, хорошим выходом станет разместить доску-органайзер на внутренней стороне дверцы шкафа.

Организация файлов по папкам на Mac

Все на вашем Mac — документы, изображения, музыка, приложения и многое другое — организовано в папки. Создавая документы, устанавливая приложения и выполняя другую работу, вы можете создавать новые папки, чтобы поддерживать порядок.

Создание папки

  1. На Mac щелкните значок Finder в Dock, чтобы открыть окно Finder, затем перейдите туда, где вы хотите создать папку.

    Или щелкните рабочий стол, если вы хотите создать папку на рабочем столе.

  2. Выберите «Файл»> «Новая папка» или нажмите Shift-Command-N.

    Если команда «Новая папка» неактивна, вы не можете создать папку в текущем месте.

  3. Введите имя папки и нажмите Return.

Перемещение элементов в папки

  1. На Mac щелкните значок Finder в Dock, чтобы открыть окно Finder.

  2. Выполните любое из следующих действий:

    • Поместите элемент в папку: Перетащите его в папку.

    • Поместите несколько элементов в папку: Выберите элементы, затем перетащите один из элементов в папку.

      Все выбранные элементы перемещаются в папку.

    • Сохраните элемент в исходном месте и поместите копию в папку: Выберите элемент, нажмите и удерживайте клавишу Option, затем перетащите элемент в папку.

    • Сохраните элемент в исходном местоположении и поместите для него псевдоним в новую папку: Нажмите и удерживайте клавиши Option и Command, затем перетащите элемент в папку, чтобы создать псевдоним.

    • Сделайте копию элемента в той же папке: Выберите элемент, затем выберите «Файл»> «Дублировать» или нажмите Command-D.

    • Копирование файлов на другой диск: Перетащите файлы на диск.

    • Перемещение файлов на другой диск: Нажмите и удерживайте клавишу Command, затем перетащите файлы на диск.

Быстро сгруппируйте несколько элементов в новую папку

Вы можете быстро создать папку с элементами на рабочем столе или в окне Finder.

  1. На вашем Mac выберите все элементы, которые вы хотите сгруппировать вместе.

  2. Щелкните один из выбранных элементов, удерживая клавишу Control, затем выберите «Новая папка с выделением».

  3. Введите имя папки и нажмите Return.

Объединение двух папок с одинаковым именем

Если у вас есть две папки с одинаковыми именами в двух разных местах, вы можете объединить их в одну папку.

  • На Mac нажмите и удерживайте клавишу Option, затем перетащите одну папку в то место, где находится папка с таким же именем.В появившемся диалоговом окне нажмите «Объединить».

    Параметр «Объединить» появляется только в том случае, если одна из папок содержит элементы, которых нет в другой папке. Если в папках содержатся разные версии файлов с одинаковыми именами, доступны только варианты «Остановить» или «Заменить».

Чтобы сохранить удобный список файлов, которые имеют что-то общее, на основе заданных вами критериев используйте смарт-папку.

Лучшие способы организации файлов с помощью тегов и меток

Пытаться найти старые файлы — все равно, что вернуться в прошлое и прочитать свои мысли. Где бы я сохранил те фотографии из Австралии?!? «», — подумаете вы, прежде чем потратить утомительные полчаса на копание в папках и папках с разными изображениями. Как бы я назвал тот отчет, который написал в августе 2012 года?!?

Теги (или ярлыки в некоторых приложениях) могут устранить эти раздражающие и отнимающие много времени умственные упражнения. С помощью пары тегов вы можете мгновенно классифицировать и маркировать файлы для беспроблемного поиска в будущем, а затем легко снова найти все эти файлы независимо от того, где вы их сохраняете.

Давайте разберемся, почему теги так полезны и как создать свою собственную систему тегов. Затем мы рассмотрим, как пометить свои электронные письма, фотографии, заметки и файлы, а также рассмотрим преимущества использования тегов вместе с папками.



Введение в теги

Теги, пожалуй, самые гибкие инструменты для организации файлов.

Теги — это ключевые слова, которые вы назначаете файлам. Думайте о них как о характеристиках человека: точно так же, как вы описываете кого-то как «высокий», «забавный», «брюнет» и т. Д., Вы можете пометить файл как «важный», «налоговая информация», «просто для развлечения »или« по работе ».«

Но зачем использовать теги, если можно использовать только папки?

Файл может находиться только в одной папке за раз, но может иметь неограниченное количество тегов. Допустим, вы составили краткое описание проекта для клиента. и вы хотите сохранить его в определенной папке проекта и в основной папке клиента. Для папок вам нужно будет выбрать одну папку или продублировать файл, что может вызвать проблемы. Теги, с другой стороны, идеально подходят для добавления таких данных категории, поскольку вы можете добавить в файл столько тегов, сколько хотите.Вы можете пометить документ как названием проекта, так и именем клиента, а затем сохранить файл только в папке проекта.

Теги — это самый простой способ добавлять данные в файлы, не имея дело с бесконечными слоями папок. Возможно, это ваш самый гибкий инструмент для организации файлов.

Рекомендации по созданию тегов

Конечно, гибкость и неограниченный характер тегов могут быть опасными. Легко потратить пятнадцать дополнительных минут на добавление тонны тегов каждый раз, когда вы сохраняете новый файл, а также легко создать так много разных тегов, что вы полностью забудете, какие из них использовали.

Как создать систему тегов

К счастью, вы можете избежать этих проблем, установив систему. Ваш первый шаг: Определите ваши высокоуровневые теги. Эти типы тегов делят ваш контент на самые общие категории, которые обычно обозначаются типом. Примеры:

  • Книжный магазин создает отдельные пространства для книг в зависимости от их жанра: мистика, романтика, историческая фантастика и т. Д.

  • Если вы создаете систему тегов для своих таблиц, вашими высокоуровневыми тегами могут быть «бюджет», «график», «оценка», «счет-фактура» и «диаграммы Ганта.«

  • , если вы создаете систему для документов, вы можете добавить теги для« отчетов »,« сообщений в блогах »,« писем »и т. Д.

Также рассмотрите возможность создания тегов для статуса ваши файлы. Я помечаю (или помечаю) свои электронные письма как «Ответить», «Готово», «Ожидание» и «Игнорировать», например. Возможность сортировать свой почтовый ящик по этим категориям помогает мне оставаться в курсе событий.

Сделайте ваши теги последовательными

Стремитесь к согласованности с вашими тегами. Например, будете ли вы использовать термины в единственном или множественном числе («отчет» или «отчеты»?) Какой тип слова вы будете использовать: существительные, прилагательные, глаголы или комбинация трех? Вы собираетесь использовать теги с заглавной буквы или оставить их в нижнем регистре? Будете ли вы включать символы и символы? Чем более стандартизирована ваша система, тем проще будет найти файлы.

Как правило, теги должны содержать не более двух слов. Если вы обнаружите, что превышаете этот предел, возможно, имеет смысл создать два отдельных тега — например, вместо того, чтобы помечать что-то как «Отчет о расходах за 1 квартал», вы можете пометить его как «Квартальный отчет за 1 год» и «Отчет о расходах».

После того, как вы придумали более 10 тегов, неплохо было бы создать главный список. Я использую заметку Evernote, чтобы отслеживать все свои теги. Этот список помогает пробудить мою память, если я когда-нибудь забуду метку; Кроме того, я могу периодически просматривать его, чтобы найти и удалить теги, которые мне не понадобились.

Использование тегов с папками

В конечном итоге исследователи пришли к выводу, что лучшая система включает в себя теги папок * и *. Используйте папки как широкие сегменты для классификации файлов; затем используйте теги, чтобы их было легко найти.

Не все любят использовать теги. Тьяго Форте, основатель компании Forte Labs по обучению продуктивности, объясняет: «Когда вы сильно полагаетесь на теги, вы должны точно вспомнить каждый тег, который вы когда-либо использовали, и то, как именно он написан и пунктуирован».

Плюс, по словам Forte, гораздо легче запоминать объекты с указанием их физического местоположения.Вот почему вам нужно сконцентрироваться на запоминании одного телефонного номера, но вы можете сразу вспомнить, где вы оставили сотни вещей в своем доме.

«Теги заставляют нас думать о наших заметках совершенно абстрактно», — утверждает он. Папки, с другой стороны, позволяют нам «размещать» наши заметки в одном физическом месте.

Forte определенно прав. Добавление тегов к каждому файлу может занять много времени, особенно если вы не можете запомнить эти теги, когда они вам нужны. Если вы выполняете относительно небольшой объем работы, использование тегов может оказаться непродуктивным.

Тем не менее, следует также обратить внимание на систему тегов папок и .

Четыре исследователя из Вашингтонского университета изучили папки и теги сравнительных преимуществ. Согласно их исследованиям, легче находить файлы по ярлыкам, чем по папкам. Кроме того, выбор правильной папки может занять больше времени, чем выбор тегов, потому что вам нужно выбрать «правильный». Однако, поскольку папки позволяют визуально убрать свою работу, они заставляют вас чувствовать себя более организованным.

В конечном итоге исследователи пришли к выводу, что лучшая система включает в себя теги папок и . Используйте папки как широкие сегменты для классификации файлов; затем используйте теги, чтобы их было легко найти.

И отличные новости: у нас есть подробное руководство по организации файлов и папок.


Теперь, когда у вас есть система тегов, давайте приступим к ее работе. Вот как вы можете организовать свою электронную почту, фотографии, заметки и файлы с помощью тегов.

Отметьте свои сообщения электронной почты

Мы получаем много писем каждый день — даже слишком много.При таком большом количестве сообщений, поступающих в ваш почтовый ящик и исходящих из него, возможность быстро организовать их с помощью тегов может иметь значение между порядком и хаосом.

Gmail представил ярлыки (которые являются тегами) для электронной почты, когда он впервые был запущен в 2004 году, и сегодня он по-прежнему является лидером в области маркировки сообщений электронной почты. Вот как использовать его инструменты тегов для сортировки ваших сообщений.

Как маркировать электронные письма в Gmail (Интернет, iOS, Android)

Ярлыки Gmail могут иметь цветовую кодировку

Чтобы использовать ярлыки в Gmail, вам придется вручную пометить каждое электронное письмо или потратить немного больше времени на создание фильтров для добавить их.Вы можете найти параметр «Ярлыки», щелкнув значок шестеренки, выбрав «Настройки» и перейдя на вкладку «Ярлыки».

Прокрутите вниз и выберите «Создать новую этикетку». Вы можете выбрать, когда ярлык будет отображаться в вашем списке ярлыков и почтовом ящике. Если у вас более пяти ярлыков, я рекомендую использовать функцию «показывать непрочитанные», чтобы они отображались только тогда, когда у вас есть неоткрытые электронные письма.

Gmail также позволяет вам помечать ярлыки цветом, чтобы их можно было с первого взгляда идентифицировать. Найдите свой ярлык на боковой панели, наведите на него курсор и щелкните небольшой трехточечный значок рядом с его названием.Затем выберите «Цвет ярлыка». Вы можете выбрать один из уже существующих цветов или даже создать свой собственный.

Совет: Узнайте, как максимально эффективно использовать ярлыки Gmail и автоматически добавлять их в сообщения электронной почты с помощью фильтров, в Руководстве Zapier по Gmail.

Конечно, другие почтовые программы также предлагают варианты тегов или меток. В Microsoft Outlook, например, общие теги, называемые категориями, уже настроены для вас, но вы можете редактировать их, создавать новые и кодировать их цветом.

Отметьте свои фотографии

Поиск определенного снимка может занять вечность.Во-первых, вы должны вспомнить, где вы сохранили его на своем компьютере. Затем вам нужно просмотреть тысячи фотографий, прежде чем найти ту, которую вы искали. Если вы не присвоите каждой фотографии имя, вы не сможете найти название фотографии так же, как при вводе имени таблицы или презентации, поэтому ручное сканирование ваших архивов, как правило, является лучшим вариантом.

Теги позволяют быстрее находить фотографии. Просто отметьте каждую, указав ее местонахождение, тему, дату и людей, и у вас будет четыре разных способа найти ее.Создание собственных тегов предоставит вам еще больше возможностей.

Вы найдете теги в расширенных инструментах управления фотографиями, таких как Lightroom, но вот несколько более простых приложений, которые помогут организовать вашу библиотеку фотографий.

Pixave (Mac)

Быстрое добавление тегов к нескольким фотографиям в Pixave

При сохранении нескольких фотографий вы, вероятно, захотите применить один или несколько тегов ко всем из них. Например, если вы импортируете 30 фотографий с последнего семейного воссоединения, вы помечаете все 30 «семейным воссоединением», местом и датой.Pixave позволяет легко добавлять сразу несколько тегов к нескольким изображениям. С помощью перетаскивания тегов вы можете просто выделить соответствующие теги и разместить их на соответствующих изображениях.

Когда вы экспортируете изображения, приложение сохраняет их теги как ключевые слова в их метаданных. Это означает, что вам не придется проделывать тяжелую работу по повторной маркировке изображений после того, как вы переместили их на другую платформу.

И Pixave также автоматически импортирует изображения из указанной папки и применяет теги за вас.Поговорим об удобстве!

Цена: 14,99 $

Google Фото (Интернет, iOS, Android)

С технической точки зрения Google Фото — это инструмент, препятствующий добавлению тегов. В приложении нет возможности добавлять теги. Лучшее, что вы можете сделать, — это добавить ярлыки к лицам людей (например, «Даниэль» или «Аджа»).

Но в Google Фото такой мощный поиск, что вы почувствуете, что уже добавили теги к каждой фотографии. Он использует искусственный интеллект Google для идентификации объектов на ваших фотографиях, поэтому вы можете искать по запросу «арбуз» или «водные виды спорта» и находить фотографии, содержащие то или иное, за считанные секунды.

Это волшебство — и если бы поиск каждого приложения работал так хорошо, вам не понадобилось бы столько тегов.

Цена: Бесплатно

Совет: Последняя версия Apple Photos включает аналогичные функции, определение местоположения и общих объектов на фотографиях на вашем iPhone, iPad и macOS.

Отметьте свои заметки

Вы, вероятно, делаете заметки весь день: утром, когда вы думаете о случайной идее; в метро, ​​когда записываешь вопрос; за рабочим столом, когда вы записываете свои цели на следующий день и так далее.Запись разных мыслей полезна, но только в том случае, если вы сможете найти их позже.

Теги дают вам возможность организовать обширную сеть взаимосвязанных идей, где сохранение заметок в отдельных блокнотах просто не поможет. Вот как организовать свои заметки с помощью тегов.

Evernote (Интернет, macOS, ПК, iOS, Android)

Добавление тегов в заметки Evernote при вырезании веб-страницы

Это приложение для записной книжки должно быть вашей цифровой памятью, вмещая все, от простых контрольных списков и подробных контрольных списков до изображений и PDF-файлов , документы и многое другое.Конечно, чем больше контента вы собираете, тем важнее становятся теги.

Evernote упрощает добавление тегов. Если вы используете веб-расширение приложения, вы можете помечать файлы при их сохранении. Чтобы отметить текущую заметку в приложении, щелкните небольшой значок «тег» рядом с названием записной книжки.

Также легко просматривать заметки по тегам. На левой боковой панели меню нажмите «Теги», чтобы увидеть все свои теги.

Evernote также позволяет создавать вложенные теги, которые обычно не встречаются с тегами в других приложениях.Например, инженер Томас Ханиман создал родительский тег для «Проекты» с тремя дочерними тегами: «Художественные проекты», «Бизнес-проекты» и «Школьные проекты».

Чтобы создать свою собственную иерархию тегов, откройте страницу «Теги», затем перетащите вложенный тег на основной.

По умолчанию теги располагаются в алфавитном порядке. Если вы хотите, чтобы, скажем, «Рабочая задача» отображалась перед «Список покупок», используйте хэштег, точку или символ. Теги с не буквенно-цифровыми символами будут отображаться последними.

Цена: Бесплатно Базовый тарифный план для стандартных функций для 2 устройств и загрузки до 60 МБ в месяц; от 7 долларов.Премиум-план 99 в месяц для неограниченного количества устройств, ежемесячная загрузка 10 ГБ и такие функции, как автономный доступ к ноутбуку; 14,99 долл. США за пользователя в месяц для Evernote Business

Для более подробного ознакомления с функциями и тарифными планами Evernote ознакомьтесь с нашим обзором Evernote.

См. Интеграции Evernote на Zapier

OneNote (Интернет, macOS, Windows, iOS, Android)

Цветные значки тегов в OneNote

Ищете способ пометить определенные разделы ваших заметок, скорее чем весь документ? OneNote позволяет вам делать это и многое другое.Его теги с возможностью поиска позволяют легко найти все связанные фрагменты вашей работы. Например, вы можете пометить одну часть своей заметки тегом «идея», а другую — «делом».

При поиске тега в OneNote на странице «Сводка тегов» отображаются все связанные заметки, а также предоставляется возможность группировать теги.

Цена: Бесплатно

Отметьте свои файлы

Последние версии macOS и Windows позволяют легко добавлять теги практически ко всему.

Mac

Файлы тегов и цветовых кодов на Mac

Благодаря функции тегов macOS вы можете найти любой файл на своем Mac всего за три шага.Шаг первый: нажмите command + пробел, чтобы открыть Spotlight. Шаг второй: введите свой тег (или теги). Шаг третий: просмотрите результаты, чтобы найти нужный файл.

Но прежде чем вы сможете стать мастером быстрого поиска, вам нужно будет пометить свои файлы. Добавлять теги при сохранении файла легко: просто выберите нужные из раскрывающегося меню под именем файла или введите новый тег, чтобы добавить его в список.

Если вы хотите пометить файл, который вы уже сохранили, найдите его в окне Finder, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Теги.»Вы сможете добавлять существующие теги или создавать новые.

По умолчанию встроенные цветные теги отображаются в меню боковой панели. Однако вы, вероятно, захотите настроить этот раздел, чтобы в нем отображались самые важные или часто используемые теги. Для этого откройте Finder, нажмите «Настройки» и выберите «Теги», затем перетащите теги в нужном вам порядке. Вы также можете изменить цвет каждого тега.

Windows

Теги распространенных типов файлов в Windows

Пользователи Windows также могут использовать возможности тегов.Когда вы сохраняете файлы определенных типов (включая документы Word, таблицы Excel, Powerpoints, фотографии, видео и новые папки), вы можете добавлять теги с помощью поля «Теги».

Хотите пометить уже сохраненный файл? Нажмите на него, чтобы открыть подробные сведения, затем вы должны увидеть возможность ввести новые теги в поле «Дата создания».

Для большинства людей этих опций будет достаточно. Но если вы хотите пометить файлы неподдерживаемых типов, например, обычный текст (.txt) или расширенный текстовый формат (.rtf), обновите до стороннего приложения для добавления тегов.

Цена: Бесплатно

Лучшие приложения для тегов ваших файлов

Вас не устраивает встроенная в ваш компьютер система управления файлами? К счастью, есть множество сторонних приложений на выбор. Все эти параметры упрощают добавление, редактирование и поиск тегов.

TagSpaces (Интернет, macOS, Windows, iOS, Android, Linux)

Находите файлы по тегам на всех ваших устройствах с TagSpaces

Большинство из нас придерживаются белкового подхода к нашим файлам, сохраняя некоторые в Dropbox, некоторые в наш компьютер, некоторые на Google Диске, некоторые в Evernote и так далее.Это означает, что сложно найти файлы даже с тегами — в конце концов, прежде чем вы сможете искать «резюме» и «маркетинговые вакансии», вы должны сначала вспомнить, где вы сохранили все свои черновики резюме.

Вот где на помощь приходит TagSpaces. Это бесплатное приложение обеспечивает кроссплатформенную пометку и поиск файлов, так что вы можете организовать все одинаково, независимо от того, где оно сохранено. Другими словами, если вы введете «резюме» и «маркетинговые вакансии» в TagSpaces, он будет искать во всех сохраненных вами файлах файлы с этими тегами.

Однако это не единственная причина для загрузки TagSpaces. Он также позволяет вам группировать файлы тегов, что удобно, когда вы загружаете, скажем, фотографии с хакатона или презентации с конференции. Более того, вы можете создавать группы тегов. Чтобы дать вам представление, вы можете создать группу тегов «отдел продаж», содержащую теги для каждого отдельного торгового представителя.

Смарт-теги тоже удобны. Эти автоматические, чувствительные ко времени теги позволяют быстро находить файлы, когда вы их сохранили; Например, если вы хотите найти документ, который вы сохранили сегодня утром, вы должны выполнить поиск с помощью тега «сегодня».

Цена: Бесплатно

Таблицы (Windows)

Перетаскивайте файлы, чтобы пометить их таблицами

Визуальные мыслители, радуйтесь: Таблицы были разработаны для вас. Каждый тег представлен в виде красочного пузыря, называемого «таббл». Если вы хотите поместить файл в вкладку, вы просто перетаскиваете его. Это может немного походить на помещение файла в папку, но файлы могут принадлежать неограниченному количеству вкладок одновременно.

Что делать, если вы снова и снова помещаете файлы одного и того же типа в одни и те же вкладки? Вместо того, чтобы делать ненужную работу, настройте правила тегирования.Вы можете определить, в каких таблицах будут размещаться новые файлы, на основе их имени, типа файла, содержимого или некоторой комбинации вышеперечисленного. В качестве примера представьте, что вы хотите, чтобы каждый файл Powerpoint со словом «зимняя конференция» в названии сохранялся на вкладках «Зимняя конференция» и «Рабочие презентации».

Таблицы бесплатны для 5 000 файлов. Платные опции позволяют сохранять неограниченное количество файлов; Кроме того, вы можете интегрироваться с серверами облачной синхронизации и делиться своими тегами с коллегами.

Цена: Бесплатно до 5000 файлов; от 1,5 евро в месяц за платные опции, которые включают больше файлов, совместное использование тегов и синхронизацию тегов на нескольких устройствах

Превратите теги в действия

Звучит ли мысль о просмотре и тегировании каждого файла в ваших цифровых архивах подавляющий? Мне это понравилось, поэтому я решил начать все сначала.Каждый новый файл, который я сохраняю, помечается тегами, но я не беспокоюсь о старых. Я определенно рекомендую эту стратегию, если у вас уже есть полная библиотека файлов и недостаточно времени для их классификации по категориям.

Если вы хотите вывести свои теги на новый уровень, создайте рабочий процесс, который отправляет информацию, которую вы помечаете в одном приложении, в другое с помощью Zapier, инструмента интеграции приложений. Вы можете автоматически отправлять сообщения из Gmail с определенным тегом (меткой) на новую карточку в Trello, например, или создавать заметки с определенным тегом в Evernote из одного из других ваших любимых приложений.

Вот несколько идей, которые помогут вам начать превращать теги в действия:

Упорядочить электронные письма и контакты

Сохранить статьи с тегами

Поделиться сообщениями с тегами


Удачного добавления тегов!

Этот пост был первоначально опубликован в августе 2016 года и обновлен с учетом текущей информации о приложении и других деталей.

Заглавное изображение от Metaphox через Flickr . Теги фото: Густаво да Кунья Пимента .

Как создать эффективную систему подачи документов

Как ваша файловая система? Раздражающий? Вы считаете, что это слишком сложно помните, куда идут дела? Были ли у вас проблемы с поиском определенного документа еще раз, когда вы его спрятали? У вас может быть даже три или четыре файла, содержат ту же информацию, но помечены по-разному — что за беспорядок!

Устранение проблемы

Что вызывает крах файловой системы? Скорее всего, это было не так много «система» для начала.Скорее всего, это был случайный набор отдельные файлы, которые действительно не связаны друг с другом.

Чтобы создать действительно эффективную файловую систему, вам нужно начать с плана. Просто приклеив ярлык к папке, вы ее не обрежете. Но не волнуйтесь; мы собираюсь настроить систему хранения документов, в которой можно будет разместить любой тип бумаги — домой или офис. Для расходных материалов все, что вам действительно нужно, это несколько цветов кроя 2/5. цветные вкладки папок, и некоторые подвесные папки снизу коробки

Создание категорий файлов

Посмотрите на свою текущую файловую систему (или на ту стопку бумаг, которую вы то есть хранить в течение нескольких месяцев) и начните сортировать свои документы по широким категориям.«Финансы» могут быть одним из них; «Домашние вещи» могли быть другим. На данный момент мы не сосредотачиваясь на деталях вашей файловой системы. Откровенно говоря, это не так будь то счет по кредитной карте или выписка из банка прямо сейчас. Мы будем волноваться об этих различиях позже.

Подкатегория

Выберите одну из стопок «основной категории» и давайте рассмотрим ее еще раз. На этот раз подумайте о том, чтобы разбить статью на более мелкие подкатегории. Для Например, вашу стопку «финансы» можно разделить на:

  • сберегательный счет
  • расчетный счет
  • Учебный кредит
  • счет кредитной карты

Будьте конкретны; не говорите просто, что это «банковские выписки».Определите, какие счет, к которому они принадлежат, и разбить каждую на отдельную кучу. Мы не хотим любые файлы, «скапливающиеся» с другими файлами — каждый получает свой отдельный папка.

Цветовое кодирование

Каждой основной категории документов должен быть присвоен свой цвет (ваш выбор) — а затем мы собираемся поместить каждую подкатегорию в отдельную висящая папка с файлами. В приведенном выше примере слово «финансы» может быть зеленым, а каждая из ваших учетных записей получает отдельную зеленую папку с файлами.Похоже на небольшой вещь, но цветовое кодирование вашей системы сэкономит вам огромное количество времени подача и получение документов.

Возможность заглядывать в ящик для файлов и видеть отдельные массивы информации выделенный цветом просто дает РАЗУМ в вашем мозгу. Когда ты знаешь, что твой финансовая секция — зеленая, секция вашего дома — синяя, а документы на машину красного цвета, вам даже не нужно думать, потому что ваша рука естественным образом переходит в правую часть вашего ящика для файлов.

Изготовление этикеток

Теперь, когда у каждого есть своя цветная папка, нам нужно пометить каждый файл.При создании ярлыков переходите от общих к конкретным. Не говори мне, что ты подаете документы на вашу «кредитную карту Visa» — назовите ее «кредитная карта: Visa». Когда вы размещаете папки в алфавитном порядке, все файлы «кредитных карт» (сколько бы их ни было) — вместе в вашем разделе «финансы».

Наша цель — хранить связанные файлы в непосредственной близости друг от друга. Сделай это снова и снова для каждой группы файлов, пока вы не пометите каждый файл в каждой основной категории.Я лично использую ярлыки Viewables®, потому что они аккуратные, легко читаемые, и я могу распечатать их со своего компьютера.

Заполнение ящика

Все, что вам нужно сделать, это разместить файлы в каждой основной категории в алфавитном порядке. заказ, а затем сложите основные категории в ящик в алфавитном порядке порядок.

Поместите цветные папки в нижние папки подвесного ящика, чтобы они оставались вертикальными. в ящике. Вырезанные вкладки 2/5 отображаются над свисающими файлами, а вкладки расположены по прямой линии для удобства чтения.

Если вам нужно найти документ или положить что-то в папку, просто посмотрите сначала для правильной основной категории (легко идентифицируемой по обоим ярлыкам и цвет). С правильной файловой системой легко взять в руки правильный файл без долгого поиска.

, Рамона Крил

Посмотрите или послушайте, как создать эффективную систему хранения в подкасте « Keeping You Organisation ».

Как сделать собственные ярлыки для папок с файлами


Вам нужно распечатать этикетки для папок с файлами, но не знаете, с чего начать? Не волнуйтесь, мы шаг за шагом проведем вас через процесс, чтобы вы могли создать ярлыки папок с файлами, которые подходят именно вам.

1. Спланируйте свою файловую систему

Вы, вероятно, уже имеете в виду файловую систему, но убедитесь, что вы точно знаете, как будут организованы ваши папки с файлами, прежде чем покупать этикетки для папок с файлами. Сделайте шаг назад и подумайте, сколько файловых этикеток вам нужно сделать и как часто вы используете их каждый день.

Должны ли ваши этикетки умещаться в несколько строк текста? Было бы лучше, если бы они были организованы по категориям? Вы тратите много времени, пытаясь переставить папки с файлами в нужные места после их использования? Постарайтесь быстро составить схему вашей системы папок с файлами и посмотреть, облегчат ли ваш рабочий процесс цветовое кодирование, различные текстуры или значки печати.

Прежде, чем вы завершите структуру своей системы меток папок с файлами, подумайте заранее и представьте, насколько хорошо ваш план будет адаптирован к вашим будущим потребностям. Ищете несколько быстрых идей? Ознакомьтесь с нашей статьей о различных типах стратегий организации папок с файлами, которые помогут вам начать работу.

2. Измерьте вкладку папки с файлами

Когда вы узнаете, как будет организована ваша файловая система, пора перейти к следующему шагу: поиску этикеток нужного размера. Большинство вкладок папок с файлами подходят для стандартной метки папки с файлами 2/3 «x 3-7 / 16», но всегда полезно взять линейку и дважды проверить.Некоторые папки с файлами могут быть спроектированы так, чтобы соответствовать большей этикетке папки с файлами 15/16 «x 3-7 / 16», которая обеспечивает дополнительное пространство для печати.

Купите все варианты этикеток для папок с файлами, чтобы выбрать наиболее подходящий для себя.

3. Выберите папку с файлами, этикетку, материал

Стандартные, классические белые этикетки — надежный выбор, который подойдет для любого проекта. Большая часть материала белых этикеток, используемых в этикетках Avery, также включает технологию TrueBlock®, которая позволяет легко повторно использовать старые папки, полностью скрывая отпечаток под этикеткой.Однако следует помнить о многих других типах материалов, которые также могут помочь в организации папок с файлами.

Ярлыки прозрачных папок с файлами имеют блестящую поверхность и практически исчезают при нанесении на папку с файлами.

Цветные ярлыки папок с файлами имеют полоску предварительно напечатанного цвета в верхней части ярлыка, которая может помочь вам быстро отсортировать папки с файлами.

Этикетки для папок с файлами EcoFriendly созданы полностью из переработанных материалов.

Съемные ярлыки папок с файлами идеально подходят, если вы постоянно повторно используете папки с файлами.

Ищете что-то более уникальное? Приобретайте наш широкий каталог этикеточных материалов, включая крафт-коричневые этикетки, водонепроницаемые этикетки и этикетки различных цветов.

4. Найдите нужный шаблон ярлыка папки с файлами

Самый быстрый способ найти шаблон этикеток для папок с файлами Avery — это выполнить поиск по 4-5-значному коду продукта на нашем сайте. Например, вы можете найти шаблон для наших белых ярлыков папок с файлами размером 2/3 «x 3-7 / 16», выполнив поиск на нашем сайте по номеру продукта: 5366.

Номер продукта будет на передней стороне упаковки, но вы также можете найти номер шаблона на листе этикеток. Находясь на странице шаблона, вы можете загрузить шаблоны этикеток файлов, совместимые с Microsoft Word, Adobe Photoshop, Apple Pages и другими.

Вы также можете настроить каждую этикетку с помощью нашего программного обеспечения для дизайна Design & Print Online. Наше бесплатное онлайн-программное обеспечение предоставляет пустые и предварительно разработанные шаблоны, которые можно персонализировать с помощью текста, а также инструменты для импорта данных из электронных таблиц, создания порядковых номеров, загрузки пользовательских изображений и многого другого.

5. Печать этикеток папок с файлами

Когда вы довольны своим дизайном и будете готовы к печати, убедитесь, что настройки вашего принтера установлены правильно для достижения наилучших результатов. Убедитесь, что принтер настроен на правильный размер листа и что тип бумаги установлен для печати на этикетках.

Также убедитесь, что вы печатаете шаблон с «Фактическим размером» и что размер шаблона не изменяется в соответствии с размером листа. Мы настоятельно рекомендуем сначала распечатать на чистом листе бумаги, чтобы убедиться, что ваш отпечаток будет выровнен и масштабирован правильно.Если ваш тестовый отпечаток выглядит хорошо, вы готовы приступить к печати этикеток папок с файлами.

Организуйте папки в коробках | IT @ Корнелл

Люди, использующие Box, в конечном итоге сталкиваются с длинным списком папок и файлов, что может затруднить поиск того, что вы ищете.

Вот несколько стратегий по устранению беспорядка.

Добавить папку или файл в список избранного или коллекцию

Добавить в избранное

  1. Наведите указатель мыши на папку или файл и выберите (Дополнительные параметры).
  2. В появившемся раскрывающемся меню наведите указатель мыши на Коллекции , затем выберите Избранное .

Этот элемент появится в левом столбце в разделе «Избранное».

Добавьте свою коллекцию

Используя Box Collections, вы можете создавать частные коллекции контента и давать им имена в своей учетной записи Box, а также организовывать файлы и папки, которыми вы владеете или которыми вы поделитесь. И хотя контентом можно делиться, ваши коллекции не передаются и видны только вам.

Используя Box Collections, вы можете

  • Организуйте содержимое вашего Box в логические группы по вашему выбору
  • Назовите эти группы, чтобы обеспечить ясный и значимый контекст.
  • Быстро находите нужный вам контент

Чтобы создать коллекцию:

  1. В левом меню рядом с «Мои коллекции» нажмите + (Создать коллекцию).
  2. Назовите свою новую коллекцию.
  3. Щелкните Create .

Добавляйте папки или файлы в свою Коллекцию

Один за раз:

  1. Наведите указатель мыши на папку или файл и выберите (Дополнительные параметры).
  2. В появившемся раскрывающемся меню наведите указатель мыши на Коллекции , затем выберите коллекцию, в которую вы хотите ее добавить.

Более чем по одному:

  1. Выберите папки или файл, который хотите добавить, щелкнув по ним, удерживая нажатой клавишу Control в Windows или клавишу Command на Mac.
  2. Чуть ниже значка вашего профиля в правом верхнем углу выберите значок звездочки (Коллекции).
  3. Отметьте Коллекцию, в которую хотите добавить элементы.

Элементы появятся в левом меню под выбранной вами коллекцией.

Переключитесь на просмотр избранного или другой коллекции

В левом столбце щелкните Избранное или название Подборки.

Сделайте избранное или все свои коллекции своей домашней страницей в Box

  1. В правом верхнем углу щелкните значок своего профиля.
  2. Выберите Настройки учетной записи .
  3. На домашней странице выберите Избранное или Мои коллекции .
  4. Нажмите Сохранить изменения .

Используйте «Недавние», чтобы просматривать самые новые элементы, упорядоченные по дате.

Перейти к просмотру недавних

Щелкните Недавние в левом столбце.

Сделайте недавние стартовой страницей

  1. В правом верхнем углу щелкните значок своего профиля.
  2. Выберите Настройки учетной записи.
  3. В разделе «Домашняя страница» выберите «Недавние».
  4. Щелкните Сохранить изменения.

Использовать поиск

В поле «Поиск» введите часть заголовка (или содержимого) папки / документа или имя человека, который предоставил вам доступ.

Если элемент не отображается в кратком списке результатов, щелкните Просмотреть все результаты.

После этого вы сможете выполнять фильтрацию по типу файла, размеру, дате, владельцу и ряду других критериев.Вы также можете использовать раскрывающийся список Искать в пределах, чтобы ограничить поиск только заголовками, содержанием и т. Д.

Посмотрите, сколько места для хранения вы используете

  1. В правом верхнем углу щелкните значок своего профиля.
  2. Выберите Настройки учетной записи .
  3. Прокрутите вниз до Детали учетной записи.

Объем пространства, используемого вашим контентом, отображается в разделе «Используемое хранилище».
Примечание: в списке будет указано, что использованное пространство из общего числа «Неограниченно.«Неограниченное хранение закончится летом 2023 года, когда истечет текущий контракт Корнелла с Box.

Удалите предметы, которые вам больше не нужны

  1. Выделите папку или документ, щелкнув в любом месте, кроме имени или значков действий. Справа появится панель общего доступа.
  2. На панели «Общий доступ» щелкните многоточие (три точки) рядом со своим именем и выберите «Удалить». Товар исчезнет из вашего списка.

Если позже вы обнаружите, что вам нужен доступ, вам нужно будет попросить владельца снова поделиться с вами.

Используйте ведомственные папки

Если вы являетесь частью рабочей группы, продвигайте использование папок отдела.

Если все в вашей группе хранят документы в папке отдела, вы сможете создать разумную организацию общих файлов. Будет меньше папок, совместно используемых ad-hoc, поэтому вид для всех будет более аккуратным. Кроме того, когда кто-то покидает вашу группу, его документы не исчезают.

Искусство подачи — Тренинг по тайм-менеджменту от MindTools.com

Управление документами … и ваше время

© iStockphoto
Elenathewise

Подача документов — важный навык!

Вы когда-нибудь заставляли клиента или начальника ждать у телефона, пока вы обыскивали груды бумаг на своем столе в поисках важного документа? Если да, то ваш босс или ваш клиент могут не иметь о вас хорошего мнения, потому что в ключевой встрече вы их подвели.

И если ваша работа — помогать людям, сколько времени других людей вы тратите, если не можете найти нужные документы и бумаги, когда они вам нужны?

Вы обязаны эффективно подавать документы, как бы скучно это ни казалось.Представьте себе, насколько это было бы впечатляюще, если бы — когда вас спросили — вы бы улыбнулись, получили доступ к хорошо организованной системе хранения, сразу же нашли документ и быстро дали ответ!

Управление временем

Даже в эпоху электронной почты и Интернета мы все еще имеем дело с большим количеством бумажных документов и файлов. Со всех сторон поступает поток данных, которые нам нужно обработать и, как правило, сохранить для последующего извлечения. Мы хотим иметь возможность получить нужную нам информацию — в нужный момент, когда она нам нужна — чтобы ее можно было использовать для дальнейшего анализа или написания отчетов, или, возможно, для создания презентации.

Однако слишком часто мы тратим свое собственное время (а часто и время других людей) на поиск данных, которые на самом деле находятся где-то на нашем столе или в офисном картотеке. Это усиливает стресс и делает задачу использования данных более сложной, чем это должно быть. Поэтому нам нужно стать более организованными и эффективными в управлении файлами, если мы собираемся выполнять свою работу своевременно.

Эффективное управление информацией

Когда вы получаете документ от коллеги, продавца или покупателя, возникает соблазн «просто убрать его» в стопку на столе или в ящике.«Хм. Выглядит интересно, но я рассмотрю это позже, когда у меня будет больше времени». Звучит знакомо? Через некоторое время накапливается много таких документов, что приводит к большому беспорядку. Маловероятно, что вы когда-нибудь найдете время, чтобы вернуться и систематизировать всю эту информацию, особенно с учетом того, что вы обычно находитесь под давлением других вещей.

Вы можете потратить часы драгоценного времени на поиск документов, которые вы куда-то спрятали, потому что легко забыть, куда вы их положили, или даже забыть, что этот документ у вас изначально.Итак, как вы можете упростить свою работу? Научитесь лучше управлять файлами.

Эффективное управление файлами

Эффективное хранение сводится к следующему: хранить информацию в папках — по категориям и в понятной для вас последовательности.

Вот несколько советов по управлению файлами:

  • Избегайте сохранения ненужных документов — Не делайте привычки сохранять все, что попадется к вам. Потратьте несколько секунд, чтобы просмотреть содержимое, и сохраните файл, только если он имеет отношение к вашей работе.Наличие слишком большого количества ненужных документов создает беспорядок и затрудняет поиск вещей в будущем. Будьте избирательны в том, что вы оставляете!
  • Следуйте единому методу именования файлов и папок — Например, разделите основную папку на подпапки для клиентов, поставщиков и сотрудников. Дайте сокращенные имена, чтобы определить, к чему или к кому относятся папки. Более того, вы даже можете придать другой вид или просмотреть разные категории папок — это поможет легко отличить их с первого взгляда.
  • Храните связанные документы вместе, независимо от их типа — Например, храните отчеты, письма, заметки к презентациям, электронные таблицы и графику, относящиеся к конкретному проекту, в одной папке — вместо того, чтобы иметь одну папку для презентаций для всех проектов, другую папку для таблиц для всех проектов и т. д. Таким образом, гораздо быстрее найти документы для конкретного проекта.
  • Отделяйте текущую работу от выполненной работы — Некоторые люди предпочитают держать текущую или текущую работу на своем столе до тех пор, пока работа не будет завершена.Затем, когда это будет сделано, они перемещают его в соответствующее место, где хранятся файлы той же категории. Периодически (например, еженедельно или каждые две недели) перемещайте файлы, над которыми вы больше не работаете, в папки, где хранится ваша выполненная работа.
  • Избегайте переполнения папок — Если у вас большое количество файлов в одной папке или большое количество вложенных папок в основной папке, разбейте их на более мелкие группы (вложенные папки или вложенные папки). Например, вы можете разделить папку «Бизнес-план» на подпапки «BP2008», «BP2009» и «BP2010».Аналогичным образом, вы можете разделить папку для клиента с именем Delta Traders на подпапки с именами «Презентации продаж Delta Traders» и «Контракты Delta Traders». Идея состоит в том, чтобы поместить каждый файл в логическую папку или подпапку, а не иметь один огромный список файлов.

    Сказав это, обычно нет смысла создавать папку для менее чем примерно пяти документов.

  • Создание цифровых копий бумажных документов с помощью сканера — Это полезно, если у вас мало места для хранения бумажных документов или если вы хотите архивировать документы, не уничтожая их полностью.(Это не будет подходить для всех типов документов, например, с юридическими контрактами или документов с оригинальными подписями. Так что используйте здесь свое здравое суждение.)
Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Приоритет ваших файлов для действий

Воспользуйтесь этими подходами, настроив управление файлами.Это поможет вам расставить приоритеты в работе, что повысит эффективность.

  • Упорядочивайте документы по датам — Напишите дату на документе. Это поможет вам упорядочить документы по дате, не открывая папку и не просматривая все документы.
  • Используйте файлы «Tickler» — Файлы Tickler, также известные как метод «43 папки» , представляют собой уникальную систему, которая используется многими людьми для организации файлов. Создайте 12 папок (по одной на каждый месяц года) и дополнительную 31 подпапку (на каждый день месяца).Заполните каждую папку документами, с которыми вам нужно работать в этот день. В начале каждого дня открывайте папку этого дня. Выньте все элементы из папки и переместите их в папку «сегодня» или на рабочий стол. Затем переместите пустую папку в соответствующий слот на следующий месяц. Если вы не можете выполнить некоторые задания к концу дня, перенесите их в папку на следующий удобный день. Эта система управления файлами помогает вам отслеживать все, что вам нужно сделать, а также выполняет функцию дневника.
Совет:

Чтобы любая система была полезной и эффективной, она также должна быть удобной для вас. В некоторой степени это зависит от характера вашего бизнеса или выполняемой вами работы. Итак, хотя универсального решения для управления файлами не существует, вы, вероятно, получите прибыль, воспользовавшись некоторыми из этих советов по управлению файлами и настроив их так, чтобы они наилучшим образом соответствовали вашим потребностям.

Ключевые моменты

Вы теряете слишком много времени на поиск нужных файлов в беспорядке на столе? А когда вы находитесь под давлением, можете ли вы быстро и легко получить информацию?

Тратить драгоценное время на поиск документов может лишить вас удовольствия от любой творческой работы, которую вы выполняете, а также это усугубит ваш уровень стресса.Простые хорошие привычки управления файлами могут значительно упростить вашу рабочую жизнь!

Примени это к своей жизни

Мы знаем, что это скучно, но вы знаете, что это нужно делать!

Освободите час в своем расписании где-нибудь на следующей неделе и настройте свою файловую систему!

Приводя в порядок свои дела

Бен женат 47 лет. Он всегда управлял деньгами семьи. Но после инсульта Бен не может ни ходить, ни говорить.Его жена Ширли чувствует себя подавленной. Конечно, она беспокоится о здоровье Бена. Но, вдобавок ко всему, она понятия не имеет, какие счета следует оплачивать и когда они должны быть оплачены.

В другом городе живет одна 80-летняя Луиза. Однажды ночью она упала на кухне и сломала бедро. Она провела неделю в больнице и 2 месяца в реабилитационном доме престарелых. Несмотря на то, что ее сын живет по всей стране, он смог оплатить ее счета и сразу же ответить на ее вопросы по программе Medicare. Это потому, что несколько лет назад Луиза и ее сын составили план о том, что ему делать в случае, если Луизе понадобится неотложная медицинская помощь.

Подготовка и упорядочивание юридических документов на будущее

Поделитесь этой инфографикой, чтобы распространить советы по предварительному планированию ухода, которые помогут навести порядок в ваших делах.

Задолго до того, как она упала, Луиза сложила все свои важные бумаги в одном месте и сказала сыну, где их найти. Она дала ему имя своего юриста, а также список людей, с которыми он может связаться в ее банке, кабинете врача, страховой компании и инвестиционной фирме. Она позаботилась о том, чтобы у него были копии ее страховых медицинских карт и других карточек медицинского страхования.Она позаботилась о том, чтобы ее сын мог получить доступ к ее текущему счету и сейфу в банке. Луиза удостоверилась, что Medicare и ее врач имеют письменное разрешение поговорить с ее сыном о ее медицинских и страховых требованиях.

С другой стороны, Бен всегда заботился о семейных денежных делах и никогда не обсуждал детали с Ширли. Никто, кроме Бена, не знал, что его полис страхования жизни был в ящике в шкафу или что право собственности на машину и документ на дом лежали в ящике его стола. Бен никогда не ожидал, что его жена придет на смену.Его отсутствие планирования сделало тяжелую работу для Ширли еще тяжелее.

Что такое «важная бумага»?

Ответ на этот вопрос может быть разным для каждой семьи. Помните, это отправная точка. Вы можете добавить другую информацию. Например, если у вас есть домашнее животное, вы можете указать имя и адрес ветеринара. Включите полную информацию о:

Личные рекорды

  • Полное наименование
  • Номер социального страхования
  • Юридическая резиденция
  • Дата и место рождения
  • Имена и адреса супругов и детей
  • Местонахождение свидетельств о рождении и смерти, а также свидетельств о браке, разводе, гражданстве и усыновлении
  • Работодатели и даты трудоустройства
  • Сведения об образовании и военном учете
  • Имена и телефоны религиозных деятелей
  • Членство в группах и награды получено
  • Имена и номера телефонов близких друзей, родственников, врачей, юристов и финансовых консультантов
  • Лекарства, принимаемые регулярно (обязательно обновляйте это регулярно)
  • Место жительства завещание и другие правовые документы

Финансовая отчетность

  • Источники дохода и активов (пенсия от вашего работодателя, IRA, 401 (k) s, проценты и т. Д.)
  • Информация о социальном обеспечении и медицинском обслуживании / Medicaid
  • Информация о страховании (жизнь, здоровье, долгосрочный уход, дом, автомобиль) с номерами полисов, именами агентов и номерами телефонов
  • Названия ваших банков и номера счетов (чековые, сберегательные, кредитные)
  • Инвестиционный доход (акции, облигации, имущество), имена и телефоны биржевых маклеров
  • Копия последней налоговой декларации
  • Местонахождение наиболее актуальных завещаний с оригинальной подписью
  • Обязательства, включая налог на имущество — что причитается, кому и когда подлежат уплате
  • Ипотека и долги — как и когда они выплачиваются
  • Местонахождение оригинальной доверительной собственности на дом
  • Название и регистрация автомобиля
  • Названия и номера кредитных и дебетовых карт
  • Местонахождение сейфа и ключа
  • Храните важные бумаги и копии юридических документов в одном месте. Вы можете создать файл, положить все в ящик стола или комода или записать информацию и расположение бумаг в блокноте. Если ваши документы хранятся в банковском сейфе, храните их копии дома. Проверяйте каждый год, есть ли что-нибудь новое, что можно добавить.
  • Скажите надежному члену семьи или другу, куда вы кладете все свои важные документы. Вам не нужно рассказывать этому другу или члену семьи о своих личных делах, но кто-то должен знать, где вы храните свои документы на случай чрезвычайной ситуации.Если у вас нет родственника или друга, которому вы доверяете, обратитесь за помощью к адвокату.
  • Обсудите с врачом свои предпочтения в конце жизни. Он или она может объяснить, какие медицинские решения вам, возможно, придется принять в будущем, и какие варианты лечения доступны. Поговорите с врачом, чтобы убедиться, что ваши пожелания будут выполнены. Обсуждение решений о предварительном планировании медицинского обслуживания с вашим врачом бесплатно через Medicare во время вашего ежегодного посещения оздоровительного центра. Частное страхование здоровья также может покрыть эти обсуждения.
  • Заранее разрешите своему врачу или адвокату поговорить с вашим опекуном, если это необходимо. Могут возникнуть вопросы о вашем лечении, счете или заявлении о медицинском страховании. Без вашего согласия ваш опекун не сможет получить необходимую информацию. Вы можете заранее сообщить о своем разрешении в Medicare, компанию-эмитент кредитной карты, свой банк или своего врача. Возможно, вам потребуется подписать и вернуть форму.

Важные юридические документы, которые могут понадобиться вам в возрасте

лет

Существует множество различных типов юридических документов, которые помогут вам спланировать, как ваши дела будут решаться в будущем.Многие из этих документов имеют похожие названия, поэтому убедитесь, что вы получаете нужные документы. Кроме того, законы штата различаются, поэтому узнайте о правилах, требованиях и формах, используемых в вашем штате.

Завещания и трасты позволяют вам указать человека, которому вы хотите передать свои деньги и имущество после вашей смерти.

Предварительные распоряжения позволяют вам организовать медицинское обслуживание в случае болезни. Два распространенных типа предварительных распоряжений:

  • A Живое завещание дает вам право голоса в вашем медицинском обслуживании, если вы слишком заболели и не можете заявить о своих желаниях.В завещании о жизни вы можете указать, какой уход вы хотите или не хотите. Это может облегчить членам семьи принятие сложных медицинских решений за вас.
  • A ​​ долгосрочная доверенность на медицинское обслуживание позволяет вам указать человека, которому вы хотите принимать медицинские решения за вас, если вы не можете принимать их самостоятельно. Убедитесь, что человек, которого вы назвали, готов принимать эти решения за вас.

По юридическим вопросам есть способы дать кому-то, кому вы доверяете, полномочия действовать вместо вас.

  • Общая доверенность позволяет вам дать кому-либо право действовать от вашего имени, но это право прекратится, если вы не сможете принимать собственные решения.
  • A долгосрочная доверенность позволяет вам назначить кого-то, кто будет действовать от вашего имени для решения любой юридической задачи, но она остается в силе, если вы не можете принимать собственные решения.

Помощь в оформлении юридических и финансовых документов Заказ

Вы можете поговорить с юристом о создании общей доверенности, долгосрочной доверенности, совместного счета, траста или предварительного распоряжения.Обязательно спросите о гонорарах адвоката, прежде чем записываться на прием.

Вы можете найти каталог местных юристов в Интернете или в своей местной библиотеке, или вы можете связаться с местной ассоциацией адвокатов по вопросам юристов в вашем районе. Ваша местная коллегия адвокатов также может помочь вам найти, какие варианты бесплатной юридической помощи может предложить ваш штат. Информированный член семьи может помочь вам справиться с некоторыми из этих проблем.

Часто задаваемые вопросы о наведении порядка в делах

Навести порядок в делах может быть сложно, но это важная часть подготовки к будущему для вас и ваших близких.Важно собрать как можно больше информации, чтобы облегчить процесс. Вот несколько вопросов, которые могут у вас возникнуть, и некоторые ответы, которые могут помочь.

Кого вы должны выбрать в качестве доверенного лица в сфере здравоохранения?

Если вы решите выбрать доверенного лица, подумайте о людях, которых вы знаете, которые разделяют ваши взгляды и ценности в отношении жизни и медицинских решений. Вашим доверенным лицом может быть член семьи, друг, ваш адвокат или кто-то, кому вы поклоняетесь. Узнайте больше о выборе прокси-сервера для здравоохранения.

Мои стареющие родители больше не могут принимать собственные решения в отношении здоровья. Как мне решить, какой вид ухода им подходит?

Это может быть ошеломляющим, когда вас просят принять медицинские решения для человека, который больше не может принимать свои собственные решения. Получите лучшее представление о том, как принимать медицинские решения для любимого человека, включая подходы, которые вы можете предпринять, проблемы, с которыми вы можете столкнуться, и вопросы, которые вы можете задать, чтобы помочь вам подготовиться.

Как помочь человеку, страдающему болезнью Альцгеймера или слабоумием, привести в порядок свои дела?

Осложнение таких заболеваний, как болезнь Альцгеймера, заключается в том, что человек может терять или постепенно терять способность ясно мыслить.Это изменение влияет на его или ее способность принимать значимое участие в принятии решений и делает раннее планирование еще более важным. Прочтите эти советы по юридическому и финансовому планированию для людей с болезнью Альцгеймера.

Я подумываю стать донором органов. Отличается ли процесс для пожилых людей?

Правительство США предоставляет множество ресурсов для пожилых доноров и реципиентов органов. Найдите информацию для потенциальных доноров и реципиентов трансплантата старше 50 лет, в том числе о том, как зарегистрироваться в качестве донора.

Я хочу убедиться, что мои дела в порядке, прежде чем я умру, но не знаю, с чего начать.

Национальный институт старения предлагает бесплатные публикации, которые могут помочь вам и вашим близким обсудить ключевые вопросы в конце жизни, включая поиск помощи в хосписе, то, что происходит в момент смерти, управление горем, подготовку предварительных указаний и другую информацию.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *